Quem nunca pensou sobre a forma que estamos utilizando nosso tempo, como nesse lindo poema de Mario Quintana?

O Tempo

“A vida é o dever que nós trouxemos para fazer em casa.
Quando se vê, já são seis horas!
Quando se vê, já é sexta-feira!
Quando se vê, já é natal…
Quando se vê, já terminou o ano…
Quando se vê perdemos o amor da nossa vida.
Quando se vê passaram 50 anos!
Agora é tarde demais para ser reprovado…
Se me fosse dado um dia, outra oportunidade, eu nem olhava o relógio.
Seguiria sempre em frente e iria jogando pelo caminho a casca dourada e inútil das horas…
Seguraria o amor que está a minha frente e diria que eu o amo…
E tem mais: não deixe de fazer algo de que gosta devido à falta de tempo.
Não deixe de ter pessoas ao seu lado por puro medo de ser feliz.
A única falta que terá será a desse tempo que, infelizmente, nunca mais voltará.”

Mário Quintana

Pois bem, essa sensação de que temos todo o tempo do mundo e depois percebemos que nos falta tempo para realizar o que desejamos e/ou precisamos. E isso tem sido a principal angústia de milhões de pessoas de todas as idades. E quando estamos no meio de um projeto, ou em busca de resultados, essa sensação fica mais ampliada e desejamos parar o tempo.

Voltando àquele tema angustiante de que o ano está caminhando e o tempo para realizarmos nossas metas programadas para este ano está curto, faz com que nossa reflexão e essa sensação de ansiedade sejam bem mais presentes no nosso dia, pois o tempo e os prazos que temos são fundamentais para darmos passos assertivos.

Algumas variáveis importantes que temos que considerar é que estamos em uma sociedade que valoriza mais o ter do que o ser, menos o sentido e mais o desempenho, mais visibilidade e menos interações reais. Estamos vivendo o dilema de precisar mostrar desempenho e querer ter tempo de ócio para desfrutar outras coisas de nosso interesse. Difícil e real realidade.

É inevitável que quando valorizarmos uma determinada parte da nossa vida, consequentemente, restringimos tempo em outras, e a cada vez que isso acontece temos menos energia, concentração e disposição para atender a novas demandas. Além disso, precisamos ficar atentos para não ficarmos do piloto automático, pois consequentemente não assumimos a direção da nossa vida, certamente ela será feita por alguém, servindo a propósitos diferentes ao nosso.

Agora pare e faça as seguintes perguntas: O que fez de decisivo hoje? Em que aspecto se aproximou mais de seus objetivos? Quais são as suas escolhas e renúncias?

Lembre-se que todo mundo tem muito mais a fazer do que consegue. Quanto mais você cresce na sua carreira, mais tarefas você tem a fazer e em menos tempo. Ninguém consegue fazer tudo. Você tem que fazer escolhas, definir prioridades e gerenciar seu tempo bem, para sobreviver e prosperar.

Já falamos bastante sobre isso, mas vamos relembrar alguns motivos que geram ineficiência na forma de gerenciar seu tempo:

• Desorganização;
• Falta de foco;
• Falta de planejamento;
• Dificuldade em dizer não;
• Não seguir um plano ou método para gerenciar seu tempo;
• Procrastinar;
• Não saber delegar.

A gestão do tempo e da vida tem como objetivo de não só criar tempo para todas as áreas de sua vida, profissional, familiar, saúde etc., mas também mantê-las em equilíbrio. E quando o assunto é sobre gerenciamento de tempo no ambiente corporativo, sabemos que temos que dar conta de todas as tarefas diárias que estão em nossa rotina, e ainda, lidar com as tarefas inesperadas e urgentes no decorrer do dia.

Qual a alternativa então?

Devemos ter muito claro quais são os nossos maiores objetivos, quais são os nossos valores (aquilo que é importante para mim e me leva a agir), caso contrário em curto prazo à motivação e o desempenho irão reduzir. A partir do momento que você tiver mais foco naquilo que você realmente quer e estiver com a vida mais equilibrada, você se sentirá com mais energia, mais concentração e mais disposição. A partir deste momento sua percepção será de que você tem mais tempo e está mais motivado para fazer aquilo que de fato é importante.

Seguem algumas dicas úteis, adaptáveis, que ajudará a administrar bem o seu tempo:

1. Organização

Não deixe tudo para a última hora, cada minuto perdido comprometerá a produtividade, não o desperdice. Pessoas organizadas são profissionais exemplares. Mantenha a mesa limpa evite empilhar papéis. O que não servir, jogue no lixo. O mesmo ocorre para arquivos eletrônicos, arquive-os em pastas específicas de fácil localização.

2. Foco e Determinação

Parece discurso de atleta, mas tanto o foco como a determinação, farão de você uma pessoa mais centrada em obter resultados.

3. Rotina

Desenvolva uma rotina de hábitos das tarefas abaixo e você perceberá como o dia renderá.

3.1 Usar Agenda

Utilize uma agenda, impressa ou eletrônica, para programar suas tarefas, sejam ligações, reuniões, visitas, dentre outras.

3.2 Executar Tarefas

No início do expediente (ou no final do dia anterior), coloque no papel (ou eletronicamente) suas tarefas. Liste-as em duas colunas. A primeira com o título de “PRIORIDADE” (liste por ordem de prioridade) e a segunda “ROTINA”. O título já define qual tem maior grau de importância. Faça um “checklist” no final do dia, se a maioria das tarefas programadas foi concluída, você está no caminho certo. Algumas ferramentas eletrônicas são usadas no apoio no gerenciamento da execução das tarefas, como por exemplo, MS-Outlook, aplicativos em smartphones, dentre outros.

OBS: baixe meu ebook do método Kanban, pode te ajudar bastante nesse processo.

3.3 Atividades Extraprofissionais

Até mesmo para os “workaholics” (viciados em trabalho), a família deve ter prioridade. Dedique um bom tempo para ela. Inclua também em sua rotina as atividades esportivas, cursos e lazer, qualidade de vida e trabalho devem estar alinhados.

3.4 Reuniões

Segunda-feira é dia mais recomendado para você se reunir com a sua equipe, nela serão definidas as ações para a semana. Na quinta-feira pela manhã, monitore as ações programadas, pegue um “feedback” com a sua equipe (pode ser remoto), caso alguma não tenha evoluído, você poderá ajudá-la a ser concluída a tempo.

Caso você trabalhe com vendas externas, agende as visitas com seus clientes com uma semana de antecedência e programe as demais visitas do dia no mesmo bairro. Assim, aumentam as chances de sucesso nas prospecções e vendas. Se você está do outro lado da mesa, dedique um dia na semana para receber os fornecedores, não sendo possível, faça-o em um período do dia e libere outro período para se dedicar as demais tarefas.

4. Tecnologia

Use a tecnologia como ferramenta de apoio para executar as ações descritas acima, assim como a agenda eletrônica, os softwares de gestão ajudam bastante no monitoramento. Há inclusive softwares especializados em gestão do tempo. Mas, lembre-se de usar a tecnologia como apoio à produtividade. Atenção especial às redes sociais e “WhatsApp”, se mal utilizadas, o tempo será desperdiçado. Lembre-se tempo é um bem muito precioso.

5. Determine prazos de entrega com data e hora

6. Delegue funções

7. Cuide de sua saúde física e mental

Mantenha uma boa alimentação, pratique exercícios, beba água e tenha um boa noite de sono – Já dizem os especialistas “corpo são, mente sã”. A produtividade está diretamente ligada a alta performance, por isso mantenha seu corpo e sua mente saudáveis.

A sacada bacana que oriento a meus clientes e amigos é que quando você finalizar alguma tarefa ou ação presenteie-se com um jantar ou uma sessão de cinema, ou algo que goste de fazer. Sim, comemore.  Essa é uma maneira de estar sempre se motivando e transformando sua rotina em desafios prazerosos.

E tenha sempre em mente que gerenciamento de tempo é a maneira como decidimos utilizar nosso tempo para maximizar nossa produtividade na execução de certos objetivos. Siga firme!

Cleisse Mello Coach

É Administradora de Empresas com MBA em gestão empresarial de negócios e especialista em docência do ensino superior. Possui 28 anos de experiência em gestão e planejamento estratégico em empresas nas quais ocupou cargos executivos. Uma profissional de destacada atuação na área de desenvolvimento humano especialista em gestão de negócios e Business coach de negócios e liderança.

Atua ainda como consteladora organizacional, além de possuir formação em DEP (Dinâmica Energética do Psiquismo). É facilitadora da metodologia Pathwork®, bem como consultora e instrutora organizacional, tendo cooperado na gestão e planejamento estratégico de inúmeros processos de melhoria e evolução em contextos humanos variados (pessoais, grupos, empresas e instituições). Tem exercido muita contribuição como Facilitadora de aprendizagem e mudança.