Gerenciando seu tempo

O ano está acabando e o tempo para finalizar nossos projetos ainda este ano, está ficando bem apertado. Mas, seja sincero, quantas vezes você desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas no trabalho? E quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas e não conseguindo concluir nenhuma? Ou, caso tenha concluído alguma, você sabe, bem lá no seu íntimo, que poderia ter feito melhor? Como você vem gerenciando seu tempo?

Pois bem, isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir nossas atenções com o variado número de tarefas que surgem durante nossa rotina. Sabemos que isso acontece com todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Mas, se temos que apagar incêndios ou se precisamos resolver tudo para ontem, podemos usar o tempo a nosso favor.

Mas, uma coisa é certa, de um jeito ou de outro, precisamos dar conta das nossas atividades, juntamente com aquelas tarefas que vão surgindo inesperadamente. É aí que entra a gestão do tempo.

Já sabemos que gerir o nosso tempo é uma tarefa bem mais difícil do que se acredita ser, pois fazer a gestão do tempo, não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem, apesar de que muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. É o que chamamos de fazer mais em um número de horas menor.

Antes de mais nada, é preciso entender que tudo começa com organização. Portanto, o segredo é organizar suas tarefas e usar o seu tempo de maneira eficiente a fim de cumprir com as atividades que forem surgindo (além daquelas que fazem parte da rotina).

Um bom Gerenciamento do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados.

Sim, já sabemos que é muito difícil planejar e fazer a gestão do tempo do dia para a noite, até porque não existe um plano a ser seguido. O que funciona para uma pessoa pode ter o efeito contrário em outra. Tudo é uma questão de encontrar o que será bom para você e o que se adequará ao seu modo de trabalho e rotina. Para isso existem diversos métodos para te ajudar no gerenciamento do tempo.

Afinal vamos começar com uma pergunta básica: você sabe diferenciar uma tarefa urgente de uma tarefa importante?

A tarefa urgente é aquela na qual o prazo para realizá-la geralmente é mais curto. Esse é o tipo de tarefa que faz com que você pare tudo o que está fazendo para ser prioridade. Geralmente são tarefas que caso você perca o prazo, pode prejudicar um processo ou levar a empresa a ter prejuízos.

Já a tarefa importante, além de ter um prazo maior para ser realizada, é o tipo de tarefa que se necessário você poderá estender o prazo sem causar prejuízos ou prejudicar os processos da empresa.

Vou te ajudar com algumas dicas de estratégias para você fazer uma gestão eficaz do seu tempo:

1. Delegue as tarefas – Aprenda a delegar e entenda que ao fazer isso você não está fugindo das suas responsabilidades. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gerência ou liderança. 
2. Priorize o trabalho – Antes de seu dia começar faça uma lista das tarefas que precisam da sua atenção imediata. Lembre-se que as tarefas não tão importantes podem consumir até mais tempo do que aquelas que exigem uma execução/finalização rápida. Isso sem contar que algumas das tarefas têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas que são mais importantes.
3. Agende as tarefas – Utilize um aplicativo para gerenciar tarefas, uma planilha ou um caderno de anotações. O importante é que faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua mente. Faça uma simples “To-do list” antes de começar priorizando as tarefas.
4. Fuja da procrastinação – Ela é um dos itens que mais afetam negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto desnecessário de tempo e energia. Em geral, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas. A dica é pensar sempre no porquê aquela determinada tarefa ser importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Além disso, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa em atividades menores, delegando-as.
5. Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo – Sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade.
6. Evite o Stress – O stress ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso você pode já ter vivenciado: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece não querer funcionar. Então, entra a dica número 1 da lista: delegue!
7. Aprenda a dizer não – Talvez essa seja a regra de ouro e aquela que deve ser adotada por todos. Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua “to-do list”. De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar algo de lado.
8. Faça pausas – Quando você achar que está em um beco sem saída, ou quando olhar para as diversas abas abertas no seu computador e não saber mais onde clicar, permita-se uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque ideias com um colega ou escute uma música. Isso vai te ajudar a organizar a mente e sair do stress do momento.

Quero ressaltar ainda, que existem diversos métodos disponíveis, para te ajudar a gerenciar seu tempo. Na próxima semana vou te mostrar alguns dos mais utilizados pelas organizações. Até lá!!